Czy na niektórych rzeczach da się zaoszczędzić kiedy chodzi o prowadzenie firmy? W jakim miejscu tego typu oszczędności szukać?

Każda firma czy to całkiem młoda, czy też taka, która na rynku działa już bardzo długo stara się, aby obniżać wydatki wiążące się z obsługą standardowych czynności. Chodzi o to aby tak zoptymalizować koszty, by nie musieć zatrudniać dużej ilości osób. Gdzie można poszukiwać oszczędności? Jakiego rodzaju procesom jak i czynnościom należy się przyjrzeć?

faktury papierowe

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com
Dobrze jest spojrzeć na to jak wygląda obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie. Z reguły bowiem czynności, z jakimi obsługa faktur jest związana można zautomatyzować. Nie każdy wie, że istnieją bardzo pomocne programy do takich zadań- Efematic. Warto wiedzieć, że taka automatyzacja to oszczędność czasu jak również oszczędzenie jeśli chodzi o wydatki, a oprócz tego polepszenie sprawności, z którą wykonywane są takie zadania. Całość procesu rozpoczyna się od zeskanowania faktur. Wykorzystuje się do tego bardzo często system OCR. W tym momencie faktury są wprowadzane do systemu i są rejestrowane. Łatwiejsze jest rozpoznanie faktur oraz przyporządkowanie ich do danego działu firmy i odpowiedniej osoby, która później zajmuje się przydzielonymi zadaniami. Niesamowicie wygodne jest to, iż do wglądu jest elektroniczna wersja faktury i skanowanie faktur w systemie, dzięki czemu możemy mieć do niej wgląd bez potrzeby posiadania jej papierowej wersji. Na każdym z etapów faktura może być zaakceptowana albo też odrzucona. Natomiast jak przejdzie ona już wszystkie szczeble trafia do działu księgowości, który tą fakturę księguje. Jak widzimy jest to spore ułatwienie tym bardziej dla firm, jakie obsługują dużą ilość klientów i mają parę działów lub też szczebli decyzyjnych.

e-faktura

Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
Odnośnie księgowości tutaj również jesteśmy w stanie poszukać oszczędności. Może zdarzyć się tak, iż tańszą opcją będzie zlecenie takiego zadania firmie zewnętrznej, aniżeli gdybyśmy mieli znaleźć dodatkową osobę na to stanowisko. Należy zorientować się jak wyglądają oferty biur rachunkowych dla przedsiębiorstw. Właśnie tego typu outsorcing, czyli oddelegowanie części zadań firmom odrębnym może być również pomysłem na zminimalizowanie innych kosztów. To nie jedynie księgowość, lecz na przykład usługi call center czy też wiele innych. Dobrze będzie przyjrzeć się zadaniom firmy oraz pomyśleć czy nie będzie taniej kiedy wynajmiemy specjalistów z zewnątrz miast samemu, w swoim zakresie szukać pracowników. Często przedsiębiorstwa takie oferują usługi kompleksowo, co dodatkowo oszczędza nam czas, jaki można spożytkować na inne, bardziej istotne działania związane z firmą, dajmy na to na marketing. Warto zatem zastanowić się dobrze nad tą kwestią.