Czy powinniśmy niszczyć dokumenty w pracy?

W każdym biurze każdego dnia lądują w koszu bardzo duże ilości rozmaitych dokumentów. Niektóre z nich są w zasadzie bezwartościowe, jednakże bez wątpienia możemy w nich znaleźć także i takie, które posiadają znaczące dane. Mogą to być przykładowo dane finansowe, plany sprzedażowe czy też objęte szczególną ochroną dane osobowe. Należy zatem przekonać się, jak właściwie powinno przebiegać efektywne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

biuro

Autor: Bernt Rostad
Źródło: http://www.flickr.com
Zanim kupimy profesjonalne niszczarki i polecimy wszystkim pracownikom niszczenie dokumentów, warto przygotować … dokument, w jakim zamieszczone będą specjalne co do tego wytyczne. Z nim powinien zapoznać się każdy nowy pracownik w firmie (zobacz). Należy nawet przygotować szkolenie wyjaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz uświadomić ryzyko, jakie może wynikać z nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentów oraz nieodpowiedniego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w którym powstały, jest jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań, bowiem dzięki temu będziemy mieć pewność, iż firmowe dane są chronione i zapewne nie dostaną się w niepowołane ręce. Poza tym na rynku współcześnie funkcjonuje dużo firm pomagających w niszczeniu naszych dokumentów. Jednak należy pamiętać o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może zaistnieć pewne ryzyko, że przedostaną się one w niepowołane ręce już na etapie ich transportu czy też podczas ich liczenia.

biuro

Autor: Black Red White
Źródło: Black Red White
Oprócz tego warto dowiedzieć się, co z danymi, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Większość z nas pozbywa się danych w typowy sposób, np. formatując dyski. Powinniśmy jednak pamiętać, że usuwanie i przywrócenie poszczególnych danych jest bardzo łatwe, dlatego też jeśli posiadamy ściśle tajne informacje, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych, które posiadają bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa.

Ważne jest także określenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się mieścić w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie „po drodze”. Równocześnie warto uczulić ich na to, żeby pamiętali, jak istotne jest brakowanie dokumentów we właściwy sposób. W ten sposób przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a równocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.