W jaki sposób usprawnimy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli o innowacyjnej księgowości

Właściciel prawie każdego przedsiębiorstwa zna ten problem: zanim faktury trafią do archiwizacji, muszą zostać podpisane przez wielu pracowników. Proces jest długi i skomplikowany, ale jest banalny przepis na jego przyspieszenie. Jaki?

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur pomiędzy pracownikami często jest horrorem. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura powraca do pracownika kilka razy, albo przepada gdzieś wśród innych dokumentów… Na szczęście, są dostępne jednak proste rozwiązania, przyspieszające przepływ dokumentów. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, komu i kiedy wręcza dokumentację.

Proces zazwyczaj prezentowany jest za pomocą grafik i dzieli się na kilka punktów. Każdy z nich obejmuje zainteresowanych pracowników oraz precyzuje zakres ich obowiązków. Precyzuje także, jaki musi być stan faktury w konkretnych częściach. Workflow faktur może zostać przygotowany i kontrolowany przez specjalne narzędzia komputerowe, ale właściciele firm mogą pójść kolejny krok dalej w porządkowaniu procesu i postawić na zautomatyzowany obieg faktur – www.efematic.pl/materialy/33. Do systemu wprowadzamy elementarne dane dokumentu, tzn. jego numer seryjny, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

W kolejnym etapie wprowadzamy szczegółowe daty (na przykład dostania, wysłania, wpływu płatności) oraz dane klienta. Możemy tworzyć własne bazy z danymi kontrahentów, przez co, wypełnianie takich dokumentów będzie jeszcze szybsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur – czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje diagram, precyzujący do kogo i w jakim czasie ma trafić konkretny dokument. Proces finalizuje akceptacja faktury przez wskazaną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych rozwiązań i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane także przez rodzime firmy. Już dziś korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.