Niektóre jak się okazuje mogą być rozciągnięte w czasie nawet na kilkadziesiąt lat, o czym niejeden właściciel firmy nie ma nawet świadomości. Tymczasem nasze przepisy dokładnie precyzują, jak długo i w jakiej postaci trzeba przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów, a niewypełnianie tego obowiązku zakończyć się może dla przedsiębiorcy kosztownymi konsekwencjami. Jeżeli chodzi o akta pracownicze czas ten wynosi kilka dekad, i jest to niezbędne do tego, aby pracownicy mieli możliwość w przyszłości otrzymać informacje niezbędne do obliczenia podstawy emerytury. Wiele firm trzyma wszystkie dokumenty w lokalu firmowym.
Autor: Gunnar Bothner-By
Źródło: http://www.flickr.com
Lecz z różnych powodów może to być bardzo niepewna. Czasami teczki z dokumentami są wynoszone do piwnic, gdzie niestety niesprzyjające warunki, wilgoć i grzyby mogą spowodować ich uszkodzenie. Oprócz tego firma może zmienić siedzibę i po prostu zagubić akta, a w skrajnej sytuacji zakończyć działanie, i wówczas nie wiadomo co stać się może z dokumentami.
Aby zagwarantować bezpieczeństwo dokumentów i łatwą dostępność do nich w dowolnym momencie, warto przemyśleć skorzystanie z usług dobrej firmy zajmującej się archiwizowaniem danych. Usługi archiwizacyjne usługi archiwizacyjne Łódź to kompleksowe archiwizowanie dokumentów firmowych i ich uporządkowanie, dzięki czemu dostęp do nich będzie wygodny i szybki. Takie usługi polecane są szczególnie dla firm, w których zrobienie prawdziwego archiwum jest niemożliwe (zobacz ceny archiwizacji dokumentów). Dzięki niedużym opłatom wszystkie pisma, jakie muszą być przechowywane przez dłuższy okres czasu będą w archiwum dobrze posegregowane, wyczyszczone i przetrzymywane przez wymaganą ilość lat.
Specjalistyczne archiwa posiadają odpowiednie pomieszczenia, z ustawionymi parametrami wilgotności i temperatury. Są one bardzo dobrze pilnowane przed przypadkowym zaprószeniem ognia, a oprócz tego coraz częściej stosuje się również archiwa cyfrowe.
Jeśli ciekawi Cię ciąg dalszy przenośniki tego wpisu zachęcamy do kolejnego tekstu, który czeka na Ciebie pod poniższym linkiem. Tam rozproszymy wszystkie Twe niepewności.
Dzięki cyfrowym dokumentom użytkownicy otrzymują szybki i sprawny dostęp do całego archiwum, a poza tym będzie to doskonałe zabezpieczenie na wypadek utraty papierowych dokumentów (na www pełna oferta w zakresie obrotu odpadami papierowymi).