Zaoszczędźmy papier – rozwiązania dla przedsiębiorstw

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia priorytetowa. Od uzgodnienia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustanowić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, z których czerpie się od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nietypowego podziału powinności pracowniczych, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dokumenty mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na przyrodę. Szczególnie drzewa „odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza firmą. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców Warszawy: Netbooki Warszawa – lub bramka rfid tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: tablety PC znalezione w Krakowie na Zajmują dużo mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na środowisko.